Voor alle organisaties die vertrouwenspersonen hebben aangesteld. De tool kan gebruikt worden door interne en/of externe vertrouwenspersonen. TrusTool heeft aparte versies voor bedrijven, sport, scholen en zorgorganisaties. Organisaties van externe vertrouwenspersonen kunnen ook heel goed werken met TrusTool.

Jazeker. Je kiest zelf hoeveel en welke vertrouwenspersonen in de voor jouw organisatie ingerichte digitale omgeving worden toegevoegd. De melder kan kiezen met welke vertrouwenspersoon hij/zij contact wil.

Juist dat is mogelijk. TrusTool wordt ingericht voor de eigen vertrouwenspersonen.

Ja, het logo van de organisatie wordt toegevoegd. Ook de namen en eventueel foto’s en telefoonnummers van de vertrouwenspersonen kunnen worden toegevoegd. Dat betekent dat indien een melder de QR-code scant of een link activeert, de melder op een landingspagina komt met het logo en de naam van de organisatie, zodat voor de melder duidelijk is dat het een afgeschermde omgeving betreft voor de organisatie.

De opzet van TrusTool is in het Nederlands of Engels. De melder kan hierin zelf een keuze maken. 

Dat is zeker mogelijk. We zetten onze expertise graag in om het meldproces binnen bedrijven, sportverenigingen, scholen en zorginstellingen zo goed mogelijk in te richten. Indien gewenst kunnen we ook vertrouwenspersonen leveren.

TrusTool is volledig AVG-proof. TrusTool vraagt niet meer persoonsgegevens dan nodig om de melder te helpen. Een niet-anonieme melder wordt verzocht akkoord te gaan met de verwerking van de noodzakelijke persoonsgegevens en krijgt de mogelijkheid om zijn/haar eigen dossier in te zien. Hij/zij kan de vertrouwenspersoon verzoeken gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. 

De persoonsgegevens van de niet-anonieme melder worden nooit gebruikt voor andere (commerciële) doeleinden.

Binnen TrusTool heeft veiligheid en betrouwbaarheid de hoogste prioriteit. Onze organisatie voldoet aan hoge informatiebeveiligingsnormen en is in het bezit van de ISO 27001:2022 certificering, de wereldwijde erkende norm op het gebied van informatiebeveiliging. Er is een groot aantal factoren die ervoor zorgen dat je veilig met onze applicatie kan werken.

Fysiek gescheiden omgevingen/ Wij ontwikkelden onze architectuur zo dat alle omgevingen van klanten fysiek gescheiden zijn, met applicatiecontainers per klant, waardoor klanten volledig in hun eigen omgeving werken.

Back ups/ Wij maken dagelijks meerdere beveiligde back-ups van gegevens op meerdere locaties

Multi -factor authenticatie/ Naast een gebruikersnaam en wachtwoord is multi factor authenticatie verplicht.

Encrypted data opslag/ Encryptie van data vindt plaats, zowel in transit als at-rest

Penetratie(testen)/ Er is een test-beleid, waaronder een jaarlijkse onafhankelijke penetratietest.

Rollen en rechten scheiding/ Voor iedere gebruikersgroep is exact aan te geven tot welke modules en acties deze (API) gebruiker toegang heeft.

Dataopslag/ Alle data worden opgeslagen in de EU. De datacenters werken met state-of-the-art beveiliging.

Leveranciersbeoordeling/ Aan onze cruciale leveranciers stellen wij de eis van ISO 27001 certificering. Jaarlijks vindt er een leveranciersbeoordeling plaats.

AVG/ TrusTool neemt de AVG en andere gerelateerde privacy wetgeving volledig in acht. Met onze licentienemers hebben wij verwerkersovereenkomsten.

Geen gebruik data/ TrusTool gebruikt nooit data die zijn verwerkt via de applicatie. TrusTool monitort ook geen (anonieme) data. Er vindt nooit doorgifte van data plaats. TrusTool monitort alleen zover noodzakelijk voor beveiliging van het gebruik van de applicatie.

Advies en verdere ondersteuning is zeker mogelijk. De aan TrusTool verbonden juristen hebben jarenlange ervaring met (klacht)regelingen en meer. Ook beschikken ze over up-to-date kennis van alle relevante wet- en regelgeving.

Het opstellen van een gedragscode, (klachten)regeling en het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een noodzakelijk begin volgens de Arbeidsomstandighedenwet. TrusTool zorgt voor een professioneel vervolgproces. Dat ontbreekt bij heel veel organisaties is onze ervaring. De voordelen van TrusTool zijn:

• De melder kan vertrouwelijk contact zoeken met de vertrouwenspersoon buiten de organisatie om.
• Anoniem melden is mogelijk in een omgeving waar alleen de vertrouwenspersoon bij kan.
• De vertrouwenspersoon heeft een beveiligd dossier waar het proces van de melding kan worden bijgehouden.
• De melder heeft toegang tot zijn/haar eigen dossier.
• De vertrouwenspersoon kan periodiek heel eenvoudig anonieme rapportages maken. Dit bespaart heel veel tijd ten opzichte van handmatige rapportages.

Ja, het grootste deel van de implementatie wordt door TrusTool gedaan:

• TrusTool zorgt voor inrichting van de afgeschermde digitale omgeving voor de organisatie met de namen van de vertrouwenspersonen en logo.
• TrusTool zorgt voor online uitleg aan de vertrouwenspersonen.
• TrusTool doet een expert-review op reglementen waarin naar de vertrouwenspersoon wordt verwezen.
• TrusTool levert in het introductiepakket posters met de QR-code om in de organisatie op te hangen (bijv. algemene ruimte, kantine, wc, informatieborden, kleedkamers etc.).
• Geen ingewikkelde technische implementatie voor organisatie of voor vertrouwenspersoon.
• Het is niet nodig om een app te downloaden.

1. De organisatie zorgt voor verspreiding van de link en QR-codes die melders kunnen gebruiken om een melding te doen. Op die manier is het laagdrempelig voor melders om indien nodig contact te zoeken met de vertrouwenspersoon.
2. Zodra de QR-code gescand is, komt de melder in de afgeschermde omgeving. Daar kan een keuze gemaakt worden tussen Nederlands of Engels.
3. Vervolgens kan de melder kiezen voor een anonieme of niet-anonieme melding. In beide gevallen wordt de melder door een kort menu geleid waarbij de melder informatie achterlaat.
4. De niet-anonieme melder krijgt per email een automatische ontvangstbevestiging van de melding waarin wordt aangegeven dat de vertrouwenspersoon contact opneemt.
5. De vertrouwenspersoon krijgt een bericht dat er in het portaal (alleen toegankelijk voor die vertrouwenspersoon) een nieuwe melding staat. De vertrouwenspersoon logt in met een 2-staps authenticatie.
6. De vertrouwenspersoon activeert het dossier van de nieuwe melding en neemt de gepaste actie n.a.v. de melding. De vertrouwenspersoon kan na activering van het dossier de melder toegang geven tot zijn eigen dossier.
7. In het beveiligde dossier wordt de inhoud van de melding bewaard. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon aanvullende informatie toevoegen. Zo kan de vertrouwenspersoon administreren wanneer en welke actie is ondernomen. En hoeveel tijd daaraan is besteed.
   Er is ook ruimte voor eigen aantekeningen van de vertrouwenspersoon; daar heeft de melder geen toegang toe.
8. Het dossier van de vertrouwenspersoon is de basis voor rapportages. Periodiek kunnen snel en eenvoudig rapportages gemaakt worden voor bestuur, HR of medezeggenschapsraad. Deze grafieken en gegevens kunnen makkelijk geknipt en getransporteerd worden naar andere documenten.
9. De vertrouwenspersoon kan na afronding van de melding het dossier archiveren. 

Een werkgever bij wie tenminste 50 werknemers werkzaam zijn moet een procedure vaststellen voor het melden van een vermoeden van een misstand binnen de organisatie. In zo’n procedure moet worden bepaald bij welke onafhankelijke functionaris het vermoeden van een misstand kan worden gemeld en welke onafhankelijke functionaris zorgvuldige opvolging geeft aan die melding.

Indien er sprake is van een vermoeden van een misstand in de zin van de Wet bescherming klokkenluiders, kan de vertrouwenspersoon als ontvangstpunt de melding door leiden naar de functionaris voor opvolging.

Onze jaarabonnementen zijn tegen het einde van de jaartermijn opzegbaar met een opzegtermijn van 2 maanden. Een standaardlicentie vanaf € 12,50,- exclusief btw per maand. Je betaalt daarnaast nog eenmalig onboardingkosten. Maatwerklicenties zijn ook mogelijk.

Met TrusTool heb je een compleet pakket tegen een eerlijke prijs. Ons doel is dat zoveel mogelijk organisaties gebruik kunnen maken van de tool.