Een vertrouwenspersoon is geen onderzoeker, zoals afgestraft in recente jurisprudentie.

Een vertrouwenspersoon heeft in de kern als taak om een melder (aan) te horen en te ondersteunen waar gewenst.
Echter, twee recente uitspraken uit februari 2025 gaan over vertrouwenspersonen die niet rolvast blijven in hun taakuitoefening. Wellicht met de beste intenties, maar het is wel schadelijk gebleken.

Een vertrouwenspersoon is geen coach, geen advocaat, geen therapeut en geen onderzoeker. Maar soms zijn de verwachtingen van de werkgever of werknemers niet in lijn met de rol van de vertrouwenspersoon, waardoor een vertrouwenspersoon meegetrokken kan worden in een valkuil.
 
In een recente uitspraak d.d. 17 februari 2025 van de Rechtbank Gelderland (ECLI:NL:RBGEL:2025;1606) wordt door de Rechtbank afgestraft dat de vertrouwenspersoon een bredere rol heeft gepakt dan een vertrouwenspersoon gebruikelijk toekomt. De Rechtbank heeft overwogen:
“Een vertrouwenspersoon heeft in de kern als taak om een melder (aan) te horen, en te ondersteunen waar gewenst. Een vertrouwenspersoon heeft geen rol als actieve onderzoeker.”

In de betreffende casus heeft de vertrouwenspersoon een melding gekregen van een persoon buiten het betreffende team. Die melder wilde er niet bij betrokken worden en heeft de vertrouwenspersoon gevraagd de kwestie wel op te pakken. Dat heeft de vertrouwenspersoon gedaan door een onderzoek in te stellen.
De vertrouwenspersoon heeft zelf het initiatief genomen om vijf personen van dat team te benaderen en met hen te spreken.
Onduidelijk is waarom de vertrouwenspersoon die 5 teamleden heeft benaderd, terwijl er circa 14 teamleden waren. Evenmin bleek uit het onderzoek van de vertrouwenspersoon wanneer hij deze 5 teamleden heeft gesproken, en wat de precieze vraagstelling is geweest. Ook blijkt er niet uit dat het verslag door de teamleden is goedgekeurd. Dus de Rechtbank heeft het verslag als zeer onzorgvuldig beoordeeld.

Een andere uitspraak betreft de uitspraak van de Rechtbank Den Haag d.d. 14 februari 2025 (ECLI:NL:RBDHA:2025:2101.
In die situatie is de interne vertrouwenspersoon ook zelf in de organisatie op zoek gegaan naar “signalen”.
Er bleken 5 collega’s zich formeel tot de vertrouwenspersoon te hebben gewend. Maar de vertrouwenspersoon heeft gebruik gemaakt van ervaringen van andere medewerkers die zich terloops hierover hebben uitgelaten als collega, en niet als vertrouwenspersoon.
Ook is gebleken dat de vertrouwenspersoon actief is gaan vragen op een afdeling naar ervaringen. De Rechtbank heeft expliciet overwogen dat dit niet past bij de rol van vertrouwenspersoon.

En er liggen natuurlijk – zoals voor ieder vak – meerdere valkuilen op de loer, bijvoorbeeld:

Gebrekkige vertrouwelijkheid
Zelfs kleine onbedoelde signalen (“Ik had laatst nog zo’n gesprek…”) kunnen leiden tot herkenning en schending van vertrouwelijkheid.

Moeilijk bereikbaar en beschikbaar zijn
Het benaderen van een vertrouwenspersoon is vaak een langer proces voor een werknemer. Zal ik wel of niet de vertrouwenspersoon benaderen? Op het moment dat iemand de beslissing heeft genomen, hiermee ga ik naar een vertrouwenspersoon, dan is het van belang dat de vertrouwenspersoon bereikbaar is. Maar natuurlijk is niet iedereen altijd direct beschikbaar.
Het feit dat wel direct contact kan worden gelegd is belangrijk voor een werknemer. Daarmee is voor een werknemer vaak al wat druk van de ketel.
Een laagdrempelig contact- en meldkanaal kan daarbij goed helpen. Het voordeel voor de vertrouwenspersoon is dat contact gelegd kan worden zodra het de vertrouwenspersoon schikt.

Onvoldoende verslaglegging
Voor een goede behandeling van een contactverzoek of melding is van belang dat een vertrouwenspersoon een en ander registreert, zoals contactgegevens en waar de situatie betrekking op heeft. De geanonimiseerde gegevens zijn ook nodig voor rapportage en inzicht dat een vertrouwenspersoon wordt geacht te geven.
Gezien de functie van de vertrouwenspersoon is van belang dat deze registratie vertrouwelijk gebeurt, zodat onder geen beding anderen daar toegang toe hebben.
Bovendien is voor de werkgever van belang dat de registratie/verslaglegging plaatsvindt conform de AVG. Een daarvoor geschikt platform als TrusTool is hiervoor een goede oplossing.