De bescherming van uw persoonsgegevens en privacy is voor ons belangrijk. In dit privacybeleid wordt onder meer beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel wij deze gegevens verwerken en welke rechten u heeft. Wij verwerken uw persoonsgegevens altijd op een zorgvuldige manier en in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’), de bijbehorende Nederlandse uitvoeringswet AVG en andere regelgeving.

1. Doel applicatie

Onze software is ontworpen om vertrouwenspersonen in staat te stellen meldingen van ongewenst gedrag en integriteitsschendingen op een veilige en efficiënte wijze te genereren, beheren en daarover te rapporteren. De gebruikers van onze software zijn vertrouwenspersonen. Voor de data die zij verwerken is TrusTool geen verwerkingsverantwoordelijke, maar verwerker.

2. Contactgegevens verwerker

Indien u vragen heeft over de verwerking van de persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres info@trustool.nl of telefoonnummer 085- 4001406.

3. Verwerking persoonsgegevens

De applicatie TrusTool geeft de mogelijkheid om contact te zoeken met een vertrouwenspersoon via een contact/meldkanaal. De gegevens van de vertrouwenspersoon (naam, foto en telefoonnummer) zijn via het meldkanaal zichtbaar. In het contact/meldkanaal wordt gevraagd naar persoonsgegevens om de vertrouwenspersoon in staat te stellen contact te zoeken. Deze persoonsgegevens worden verwerkt in de applicatie door de vertrouwenspersonen. Zij kunnen ook een logboek bijhouden van de ontwikkelingen en inhoud. Degene die contact zoekt met de vertrouwenspersoon heeft zelf toegang tot dit logboek.

Onze software is opgezet vanuit het principe van dataminimalisatie, hetgeen inhoudt dat de inrichting dusdanig is dat standaard geen persoonsgegevens worden gevraagd die in het algemeen niet noodzakelijk zijn voor een vertrouwenspersoon om de werkzaamheden van vertrouwenspersoon goed uit te voeren. De applicatie vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens. Het is aan de vertrouwenspersonen welke persoonsgegevens worden verwerkt.

De grondslag voor verwerking van de persoonsgegevens is gerechtvaardigd belang om het werk van vertrouwenspersoon te kunnen uitvoeren.

4. Hoe lang en waar worden de persoonsgegevens bewaard?

Bewaartermijn
De regie over de persoonsgegevens ligt volledig bij de vertrouwenspersoon. Het is aan de vertrouwenspersoon om de persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Volgens de richtlijven van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen dienen persoonsgegevens te worden verwijderd 2 jaar na afsluiting van de kwestie.

Verwerkers
Voor het operationeel houden van onze software kunnen wij andere dienstverleners inschakelen. Deze dienstverleners kunnen mogelijk als subverwerkers worden aangemerkt. Zij verwerken uitsluitend de persoonsgegevens in onze opdracht. Met deze verwerkers hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de AVG en dit privacybeleid na te leven.

Voor vragen over deze verwerkers kunt u een mail sturen naar info@trustool.nl.

Data opslag
Alle data worden opgeslagen op servers van Amazon Web Services in Europa (Frankfurt). Back-ups worden eveneens op AWS-servers binnen de EU opgeslagen zodat data onder alle omstandigheden beschikbaar zijn. AWS is verantwoordelijk voor de fysieke beveiliging van de infrastructuur. AWS hanteert de hoogste veiligheid standaarden en is bij uitstek ingericht voor het veilig en stabiel laten functioneren van schaalbare softwareoplossingen als TrusTool.
TrusTool past in haar applicatie alle gangbare preventieve veiligheidsmaatregelen toe zoals: End-to-End Encryption, Secured API’s en Multi-Factor Authentication (MFA).

5. Beveiligingsmaatregelen

Bij TrusTool B.V. hebben we een informatiebeveiligingssysteem. Wij zijn er op gericht dat ons platform wordt ontworpen, ontwikkeld en onderhouden met de juiste beveiligingsmaatregelen. Wij evalueren dit systeem regelmatig intern en extern.
De beveiliging richt zich op het beschermen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de eigen informatie als de data die aan TrusTool worden toevertrouwd. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om te voorkomen dat persoonsgegevens worden gestolen, verloren gaan of op een andere wijze onrechtmatig worden gebruikt, een en ander in overeenstemming met artikel 32 AVG. Wij hebben onder meer een beheersysteem voor gegevensbeveiliging opgezet.

De persoonsgegevens worden binnen de EER (Europese Economische Ruimten (EER) opgeslagen en verwerkt en blijven dus binnen de EER. Indien in de toekomst een verwerker (bijvoorbeeld de hostingprovider) onverhoopt persoonsgegevens in een land buiten de EER verwerkt, dan dragen wij er zorg voor dat wordt voldaan aan hetgeen is bepaald in hoofdstuk V van de AVG. Dat betekent bijvoorbeeld dat het land een passend beschermingsniveau waarborgt (artikel 45 AVG) of dat de doorgifte plaats vindt op basis van passende waarborgen (artikel 46).

6. Uitoefening van uw rechten

In overeenstemming met hoofdstuk III van de AVG, heeft u het recht om (i) bezwaar te maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens, (ii) uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen, te wissen of te ontvangen, (iii) informatie te verkrijgen over onze verwerking van uw persoonsgegevens, (iv) de gegevensverwerking te beperken en de gegevens overgedragen te krijgen.

Verzoeken voor bijvoorbeeld het inzien, wijzigen, verwijderen of ontvangen van uw persoonsgegevens of andere vragen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u richten aan info@trustool.nl.

Indien we uw verzoek onverhoopt niet kunnen inwilligen zullen we dat altijd nader uitleggen.

Indien u klachten heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of uw verzoeken behandelen, kunt u eveneens contact opnemen met ons via info@trustool.nl. Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.

7. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. Indien wij wijzigingen aanbrengen zullen wij de gewijzigde versie op de website of per e-mail bekend maken. Wij adviseren u om regelmatig het privacybeleid te bekijken.

Januari 2024